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ATS-Ratgeber kommen aus den USA. Das gilt in Deutschland anders

Die Software hinter einem Bewerbermanagementsystem ist oft dieselbe, egal ob eine Stelle in Chicago, Manchester oder München ausgeschrieben ist. Was sich unterscheidet, sind das Recht dahinter und die Erwartungen der Person, die den Lebenslauf am Ende liest.

Fast jeder deutschsprachige Ratgeber zu Bewerbermanagementsystemen übersetzt am Ende nur US-amerikanische Quellen: kurzer Lebenslauf, kein Foto, kein Anschreiben, weil der Algorithmus es angeblich ohnehin nicht liest. Das beschreibt einen realen Markt, aber nicht den deutschen. Wer diese Regeln unverändert auf eine Bewerbung bei einem deutschen Mittelständler anwendet, schickt ein Dokument, das für den falschen Arbeitsmarkt gebaut ist.

USA: hohes Volumen, wenig rechtliche Bremsen

US-Unternehmen stellen oft in einem Umfang ein, der automatisierte Vorfilterung fast erzwingt, und das US-Recht setzt dem im Vergleich zu Europa wenige Grenzen jenseits des Diskriminierungsschutzes. Genau aus diesem Umfeld stammt der "Beat the ATS"-Ratgebergenre: Es geht darum, in einem Bewerberpool von Tausenden überhaupt gefunden zu werden.

• Ein Lebenslauf auf einer Seite gilt als Standard, selbst bei erfahrenen Bewerbern.
• Anschreiben sind bei der ersten Vorauswahl häufig optional oder werden gar nicht verlangt.
• Foto, Alter und Familienstand gehören grundsätzlich nicht in die Bewerbung.

Großbritannien: näher am US-Modell, aber mit eigenen Regeln

Britische Unternehmen nutzen ATS-Software in ähnlichem Umfang wie US-Firmen, und die Mechanik ist vergleichbar: Der Lebenslauf wird ausgelesen, gespeichert und durchsucht. Der rechtliche Rahmen ist aber die UK GDPR, die britische Fassung der Datenschutz-Grundverordnung, und Bewerber haben ein Auskunfts- und Löschrecht gegenüber gespeicherten Daten, das ein US-Bewerber typischerweise nicht hat.

• Zwei Seiten sind beim CV üblich, auch für Berufserfahrene, nicht eine Seite wie in den USA.
• Ein kurzes Anschreiben oder "Personal Statement" wird außerhalb großer Massenverfahren oft noch erwartet.
• Foto, Alter und Familienstand bleiben, ähnlich wie in den USA, außen vor.
• Bewerber können nach UK GDPR Auskunft verlangen, welche Daten ein Arbeitgeber oder eine Agentur über sie in einem ATS gespeichert hat.

Deutschland: gleiche Software, andere rechtliche Grenze

Deutsche Unternehmen setzen dieselben kommerziellen ATS-Plattformen ein wie US- und UK-Firmen, Personio, SAP SuccessFactors und Workday sind hier ebenso verbreitet. Der Unterschied liegt in der rechtlichen Grenze für automatisierte Entscheidungen. Artikel 22 der DSGVO gibt Bewerbern das Recht, keiner Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht und rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen hat. Das wird in der arbeitsrechtlichen Literatur ausdrücklich auf automatisierte Vorauswahl und Absage bei Bewerbungen bezogen. In der Praxis heißt das: Automatisierte Systeme dürfen filtern und sortieren, die endgültige Absage soll aber von einem Menschen kommen, nicht vom Algorithmus allein.

• Das Bewerbungsfoto bleibt in Deutschland üblich, anders als in den USA und zunehmend auch in UK, auch wenn es rechtlich nirgends vorgeschrieben ist.
• Der Lebenslauf ist in der Regel länger und tabellarisch strukturiert, das ist bei deutschen Personalern unproblematisch.
• Ein individuelles Anschreiben wird nach wie vor als eigenständiges, inhaltlich relevantes Dokument erwartet, nicht als Formalität.
• Zeugnisse und Zertifikate werden häufig mitgeschickt und im Anschreiben referenziert, ein Element ohne echtes Pendant im US- oder UK-Prozess.

Wo US-Ratgeber deutsche Bewerber in die Irre führen

Drei US-Regeln funktionieren in Deutschland nicht. Erstens: "Eine Seite reicht" ist für den US-Resume richtig und für den deutschen Lebenslauf mit echter Berufserfahrung meist zu kurz. Zweitens: "Foto weglassen, das vermeidet Diskriminierung" ist rechtlich nachvollziehbar, führt aber dazu, dass ein deutscher Lebenslauf ohne Foto bei manchen Personalern wie eine unvollständige oder ausländische Vorlage wirkt, auch wenn das Foto nirgends verpflichtend ist. Drittens: "Das Anschreiben liest ohnehin niemand" stimmt oft in US- und UK-Massenverfahren und ist in Deutschland ein echtes Risiko, weil das Anschreiben häufig das erste Dokument ist, das eine Fachabteilung tatsächlich aufmerksam liest.

Was sich in keinem der drei Märkte unterscheidet

Die technische Auslesbarkeit gilt überall gleich, wo ein marktübliches ATS im Einsatz ist. Der Lebenslauf muss echten, extrahierbaren Text enthalten statt eines Bildes, Kontaktdaten gehören in den Hauptteil der Seite statt in eine Kopf- oder Fußzeile, die ein Parser womöglich überspringt, und Datumsangaben brauchen ein maschinenlesbares Format. Diese Grundlagen behandeln wir ausführlich in unserem Artikel dazu, was ein ATS wirklich mit dem Lebenslauf macht [INTERNAL-LINK: Was ein ATS wirklich mit dem Lebenslauf macht → ats-resume-checker Beitrag], und sie gelten in Chicago genauso wie in Manchester oder München. Die länderspezifische Ebene liegt darüber, im Recht zur automatisierten Entscheidung und in dem, was ein Mensch im jeweiligen Markt erwartet.

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Checkliste für Bewerbungen über Ländergrenzen hinweg

• Länge am Zielmarkt ausrichten: eine Seite (USA), meist zwei (UK), oft zwei bis drei (Deutschland).
• Foto-Konvention des Zielmarkts prüfen, nicht die eigene Gewohnheit einfach übernehmen.
• Anschreiben als erwartetes Dokument behandeln, sofern die Stellenausschreibung oder Marktkonvention nichts anderes sagt.
• Bei Bewerbungen in UK oder EU: Das Auskunftsrecht nach DSGVO gilt auch gegenüber Daten, die in einem ATS gespeichert sind.
• Datumsangaben, Abschnitte und Kontaktdaten unabhängig vom Zielland maschinenlesbar formatieren, das ist der wirklich universelle Teil der ATS-Regeln.